DIVISI SDM (SUMBER DAYA MANUSIA)
Workgroup Information Systems
ialah suatu bentuk sistem yang dalam menjalankan fungsinya terdiri dari
beberapa orang yaitu berupa sekelompok tim kecil yang saling berkolaborasi
dalam proyek atau aplikasi yang sama, memiliki aturan yang mengatur fungsi grup
dan anggotanya serta standarisasi peran untuk setiap anggota dalam organisasi
tersebut, Workgroup Information Systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari
sebuah kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas
dari suatu kelompok kerja. Dalam divisi sumber daya manusia, terdapat beberapa
workgroup yang bertugas untuk meningkatkan kemampuan dan produktivitas
personalia guna menunjang kelancaran suatu produk. Workgroup tersebut akan
mengatur dan mengembangkan kemampuan sikap mental SDM yang memiliki potensi
serta motivasi yang kuat untuk berprestasi dalam bidangnya di suatu usaha
produk.
Setiap
organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap
tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem
informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah
mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information
System (SISDM/HRIS). Human Resources Information System (HRIS) adalah program
aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM
di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut
dengan Decision Support System dengan menyediakandberbagaidinformasivyangvdiperlukan.
HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas
MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara
keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui
satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya
dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi
ini lebih fleksibel.namungjugaflebihfkakuddengandaturan-aturannya.
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem
Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik
di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM
membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
a. Persiapan
Dalam
proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia
dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan
adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong,
jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam
melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru,
struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal
seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen
adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh,
manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau
perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat
deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job
specification.
c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi
tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian
banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah
menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV)
curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran
antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu
pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan
ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga
kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan
yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan
agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya
masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses
pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan
pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai /
Compensation and protection
Kompensasi
adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi
atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan
kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang
tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan
di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau
perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi
perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
f. Jenjang karir
Jenjang
karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini
merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu
perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam
hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti
bagi para karyawannya.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama
periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan
dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
3. Manajemen Data
Proses
pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis)
yang dapat dipercaya untuk perorangan/ umum,
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan
memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Tahapan Kegiatan Manajemen Data
• Program data entry
• Pedoman data entry
• Penerimaan kuesioner/hasil lab.
• Pedoman coding (code book)
• Pedoman editing
• Editing & coding
• Entry data (back up)
• Penyimpanan kuesioner/hasil lab
• Pedoman clening data
• Cleaning data
• Data siap analisis (back up)
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus
program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
Input HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS
sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail
keuangan maupun non keuangan.
Analisis sistem (system analisis) yang merupakan penguraian dari sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis
sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum
tahap desaian sistem (sistem design). Tahap analisis merupakan tahap yang
kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan
juga kesalahan di tahap selanjutnya.
Langkah-Langkah Analisis Sistem
• Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
• Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
• Analyze, yaitu menganalisis sistem
• Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
Mengidentifikasi Masalah (Langkah 1)
• Tugas-tugas dalam mengidentifikasi masalah
• Mengidentifikasi Penyebab Masalah
• Mengidentifikasi Titik Keputusan
• Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci
Memahami Kerja Dari Sistem Yang Ada (Langkah 2)
• Menentukan Jenis Penelitian.Meliputi: wawancara, observasi, daftar
pertanyaan, pengambilan sampel
• Merencanakan Jadual Penelitian (Who, When, Where, What, How)
1. Mengatur Jadual Wawancara
2. Mengatur Jadual Observasi
3. Mengatur Jadual Pengambilan Sampel
• Membuat Penugasan Penelitian
• Membuat Agenda Wawancara
• Mengumpulkan Hasil Penelitian
Menganalisis Hasil Penelitian
• Menganalisis Kelemahan Sistem
1. Menganalisis Distribusi Pekerjaan
2. Menganalisis Pengukuran Pekerjaan
3. Menganalisis Keandalan
4. Menganalisis Dokumen
5. Menganalisis Laporan
6. Menganalisis Teknologi
• Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai/Manajemen, Walaupun menganalisis
kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugas
yang perlu, tetapi tugas ini saja belum cukup. Tugas lain dari analis sistem
yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya
Membuat Laporan Hasil Analisis
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya adalah
membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan ke steering committee
yang seterusnya diserahkan ke manajemen
Tujuan utama penyerahan laporan ke manajemen
• Bahwa analisis telah selesai dilakukan
• Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan
dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
• Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
• Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan
proyek bila dipandang tidak layak lagi).
2. Riset Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek
penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan
Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance
Studies).
Secara
umum riset dijalankan dengan tujuan menghasilkan informasi. Secara khusus
pengertian/definisi riset SDM belum banyak di jadikan buku teks. Hal ini sangat
berbeda dengan riset pemasaran yang banyak ditulis para akademisi. Sebenarnya
ensesi proses riset SDM tidak jauh berbeda dari riset pemasaran. Riset SDM
dapat didefinisikan sebagai semua kegiatan yang melibatkan proses perencangan,
pengumpulan, penganalisisan dan pelaporan informasi, dengan tujuan memperbaiki
pembuatan keputusan yang berkaitan dengan pengidentifikasikan, pemecaahan
masalah dan penentuan peluang dalam SDM
Beberapa poin utuama yang termuat dalam pengertian riset SDM dapat disebutkan
dibawah ini :
Terdiri atas beberapa tahap-merupakan suatu proses
Hasil akhir berupa informasi, dan
Ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM
Riset
SDM diharapkan memberikan informasi berkualitas sebagai “kompas (alat bantu)
pengambilan keputusan. Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi criteria
releven, akurat, reliable, valid dan actual, yang berguna bagi menajemen.
Releven berarti informasi yang disediakan berhubungan dengan masalah riset SDM.
Akurat menunjukan tingkat atau derajat ketepatan informasi yang diberikan.
Reliable berartiinformasi tersebut dapat diandalkan/dipercaya kebenarannya.
Valid artinya informasi tersebut memiliki kekonsistenan. Actual artinya
informasi masih baru atau tidak ketinggalan zaman, sehingga masih sesuai dengan
konteks waktu saat keputusan akan dibuat.
2.1 Pelaku Riset SDM
Riset
dibidang SDM bias dijalakan sendiri oleh perusahan atau dikontrakan kepihak
luar. Karenan umumnya bagian riset SDM dijadikan satu dengan bagian SDM,
orang-orang SDM lah yang biasanya menjalan riset, dibantu karyawan penelitian
dan pengembangan. Kadang kala manajer riset sendiri yang berperan sebagai
periset SDM. Hal ini tidak jadi masalah, sejaul manajer SDM memiliki kemampuan
riset atau memahami proses riser yang benar dan punya waktu untuk
menjalankannya. Sebaliknya jika perusahan menhadapi kendala sumberdaya untuk
melakukan riset SDM sendiri, manfaatkan saja pihak luar, seperti melakuakn kontrak
dengan perusahan riset. Tentukan saja, perusahan harus memiliki perusahan riset
reliable sehingga dapat dihasilkan informasi yang berguna bagi manajer SDM.
2.2 Tahap-Tahap Riset SDM
Untuk
menyediakan informasi yang reliable, riset SDM mengunkan metode yang system
matis dan objektif. Artinya dalam riset SDM diterapkan beberapa tahap yang
merupakan kesatuan logis, sehingga hasilnya dapat diterima semua pihak secara
objektif. Penggunaan tahap-tahap dalam riset SDM diperlukan untuk menjamin
informasi informasi yang dihasilkan benar-benar berkualifikasi. Namun, perlu
dipahami bahwa tahap-tahap riset SDM tidak bersifat baku, sehinga tahapan
disini lebih sebagi kerangka yang memudahkan dan menjamin hasil riset sesuai
harapan.
Dalam
buku ini penulis mengajukan 10 tahapan proses riset SDM yang biasa dilalui
dalam riset. Dalam struktur buku ini, setiap tahap riset dibahas dalam bab
tersendiri sehingga mudahdi ikuti pembaca.
Tahap-tahap riset SDM (dilampirkan) dapat digambarkan, pentuan masalah riset
SDM dan diakhiri pelaporan hasil riset berupa informasi. Dalam buku-buku riset
(Malhotra et al, 1996), tahap kedua-yaitu penentuan desain riset-samapi tahap
keempat- yaitu metode pengambilan sempel-sering kali disebut desain riset.
Bab-bab selanjutnya dalam buku ini berisi pembahasan setiap tahap diatas.
2.3 Masalah-Masalah Riset SDM
Masalah
dalam riset SDM yang dihadapai perusahan bersifat kasus perkasus. Artinya,
kasus yang terjadi diperusahaan yang satu belum tentu terjadi diperusahaan
lain, demikian juga sebaliknya. Pengategorian masalah riset SDM hanya bertujuan
memudahkan pengindetifikasianmasalh riset. Untuk itu ditinjau dari luang
lingkupnya, masalah riset SDM bias dibedakan menjadi dua macam : masalah yang
berhubungan dengan lingkungan makro atau lingkungan luar
(politik,ekonimi,social,budaya,hokum) dan masalah yang berhubungan dengan
lingkungan mikro (kebijakan rekrutmen, promosi jabatan, rotasi kerja, pelatiahn
atau training, PHK).
Contoh
masalah SDM yang berhubungan dengan lingkungan makro : berapakah besar UMR yang
harus ditetapakan perusahan untuk setiap kantor cabang? Kapan THR dibayar dan
berapa besarnya? Informasi ini berkaitan dengan lingkungan hokum atau
peraturan. Tentu saja informasi ini dengan mudah dapat dijumpai dalam UU tenaga
kerja yang berlaku, sehingga riset yang dilakukan cukup sederhana. Sedangkan
contoh masalah SDM berkaitan dengam lingkungan mikro : apakah karyawan puas
denagn jenis pekerjaan yang mereka jalankan selama ini ? apakah progam
pelatihan atau training yang telah dilaksanakan bermanfaat bagi karyawan?
Informasi ini berhubungan dengan kebijakan perusahaan dan belum tersedianketika
karyawan direkrut, sehingga perusahan peru melakukan riset sendiri untuk
memperoleh informasi.
Riset
SDM juga dapat dikelompokan atas dasr tujuannya: riset untuk
mengindentifikasikan masalah dan riset untuk memecahkan masalah (Malhotra,2004)
riset indentifikasi masalah dilakukan untuk membantu menemukan atau melihat
masalah yang mungkin belum tanpak atau berpontesi muncul diwaktu mendatang.
Riset memecahkan masalah dijalankan untuk membantu memecahkan masalah SDM yang
spesifik (disesuaikan dari Malhotra,2004)
2.4 Pembagian Desain Riset SDM
Pada
dasrnya desain riset dibagi menjadi tiga : riset eksploratori, riset deskritif,
dan riset kausal. Ketiga macam riset ini menghasilkan informasi yang
berbeda-beda. Sehingga penentuan riset yang digunakan tergantung pada informasi
yang akan dicari dalam riset SDM. Jika informasi yang dicari sekedar untuk
mengetahui permasalahan awal atau ada tidaknya masalah, riset eksploratori
dapat dilakukan sedangakn jika informasi yang dibutuhkan bertujuan mengambarkan
sesuatu, riset dekritif bias diterapkan. Selanjutnya, jika informasi yang
dinginkan diperoleh adalah menguji hubunhan sebab-akibat, memanfaatkan riset
kausal.
2.5 Riset Eksploratori
Sesuai
denagn kata eksploratori yang berasal dari kata kerja bahasa inggris “to
explore” (menyelidiki), riset eksploratori (exploratory reseanch) berusaha
menemukan masalah yang mungkin dihadapi manajer SDM. Riset eksploratori
bersifat “meraba-raba” masalah atau peluang SDM perusahaan. Dengan demikian,
riset eksploratori merupakan desain riset yang bertujuan utama untuk memperoleh
pandangan mendalam dan menyeluruh tentang masalah manajemen SDM yang
sebenarnya. Hasil riset eksploratori dapat digunakan sebagi pedoman menentukan
jenis informasi yang dibutuhkan.
Sebagi contoh : produktivitas kerja karyawan bagian perakitan menuru dratis.
Disini manajer atau periset berupaya menggali penyebab-penyebab yang mungkin
menimbulakn penurunan tersebut, sehingga masalah SDM yang spesifik dapat
ditetapkan. Karena merupakan riset awal, riset eksporatori biasanya ditindak
lanjuti dengan riset berikutnya, yaitu riset deskriptif.
2.6 Riset Deskriptif
Riset
deskriptif berasal dari kata “to describe” (berarti menggambarkan), bertujuan
utama menggambarkan sesuatu. Contoh hal yang isa digambarkan dalam riset
deskriptif adalah profil SDM, sikap karyawan terhadap pekerjaan,motivasi ekrja,
tingkat kepuasan karyawan, aliran komuikasi antarkaryawan, dsb.
Sering kali riset ini merupakan lanjutan dari riset eksploratori yang
dijalankan sebelumnya, sehingga tidak menutup kemungkinan riset eksploratori
dan riset deskriptif dilakukan berurutan.
Sebagai contoh, kasus produktivitas kerja yang menurun. Dari hasil riset
eksploratori sdiidentifikasikan penyebabnya adalah factor kepuasan kerja
karyawan. Peranan riset deskriptif dalam hal ini adalah mengungkapkan informasi
yang menggamabrkan seberapa besar tingkat kepuasan/ketidakpuasan kerja karyawan
secara keseluruhan, apa variable yang menyebabkan karyawan tidak puas,
ada-tidaknya perbedaan kepuasan kerja antarbagian, dsb. Riset deskriptif
relative banyak dilakukan dalam riset SDM.
2.7 Riset Kasual
Kata
kasual berasal dari kata kerja bahasa inggris “to cause” yang berarti
menyeabkan atau memengaruhi. Artinya, riset kasual merupakan riset yang
bertujuan utama membuktikan hubungan sebab-akibat atau hubungan memengaruhi and
dipegaruhi dari variable-variabel yang diteliti. Periset berusaha mengungkapkan
variable yang memengaruhi atau menyebabkan perubahan variable lain. Variable
yang memengaruhi ini disebut variable inependen, sedangkan variable yang
dipengaruhi oleh perubahan variable independent disebut variable dependen.
Dalam riset SDM, variable independent bisa berwujud kebijakan SDM (seperti
perubahan kompensasi, pakaian seragam kerja, pelatihan kerja, rotasi jabatan,
piknik karyawan) maupun kondisi lingkungan luar (seperti adanya perubahan UU
Tenaga Kerja, perubahan UMR). Variable dependen dapat berupa produktivitas
kerja karyawan, tingkat kepuasan kerja karyawan, loyalitas karyawan dan
sebagainya.
3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan
dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
a. Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang
membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,
yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas
serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para
pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan
melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi
yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan
perusahaan.
d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi.
Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas
lokalnya.
e. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan
informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan
keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan
memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin
informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database
yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data
mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan
perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh
manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan
jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran
tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga
kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi
ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,
perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi.
Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi
kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan
kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima
karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan
dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan
lingkungan kerjanya.
HRD (Human Resource Department)
Human Resources Department bertanggung jawab terhadap
pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM
yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:
1. Seleksi dan Rekrutmen.
Bertanggung
jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga
penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami
percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang
tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success
profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan
untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest,
interview, skill test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development).
Yaitu
fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui
berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya
peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan
secara internal maupun eksternal.
3. Compensation and Benefit.
Berfungsi
untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang
diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
a. Subsistem penggajian
Masalah
Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan
berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem
gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah
dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting
lagi yaitu untuk menciptakan “keseimbangan/ fairnesses” antara apa yang
diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan
untuk Karyawannya. Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya
sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang
mengacu pada “obyektivitas” beban kerja (work load) bagi para karyawannya.
Apabila Perusahaan telah memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode
tertentu yang bersifat kuantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan
pemeliharaan SDM. Namun pada kenyataannya banyak metode kuantitatif yang
ditawarkan dan setelah diterapkan tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan.
Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang sesuai dengan
karakteristika lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia dimana faktor-faktor
yang berkaitan dengan masa kerja dan pengakuan terhadap pengalaman kurang
dipertimbangkan. Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti pemberian
asuransi, program pensiun yang umumnya diberikan Perusahaan dan dikelola oleh
Instansi lain, memiliki kaidah-kaidah yang telah diatur oleh Perundangan
Ketenagakerjaan tetapi tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut oleh
Perusahaan. Untuk itu adalah sangat bermanfaat bila Perusahaan menerapkan
Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari sisi aturan Pemerintah maupun untuk
menciptakan kepastian dan kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara
untuk jenis dan skala Perusahaan yang serupa. Sistem Gaji dengan pendekatan
“kuantitatif” pada umumnya akan lebih mudah diterima dan difahami bagi setiap
pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut akan
mencerminkan beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.
b. Manfaat Sistem Penggajian
Manfaat
sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan Manajemen
Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :
a. Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.
b. Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.
c. Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah
diberikan Karyawan.
d. Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan
untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada
Perusahaan.
e. Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
f. Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif
bagi perusahaan sejenis
Sedangkan manfaat khusus dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada
“beban kerja” (work load) dan dilakukan pembobotan secara kuantitatif, maka
akan diperoleh manfaat antara lain :
• Terukur bagi setiap pekerjaan, karena masing-masing memiliki nilai/skor yang
ditentukan atau disepakati secara bersama-sama.
• Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama
atas terjadinya laju inflasi tahunan.
• Fair yaitu karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk
tempat kerjanya.
c. Ruang Lingkup Pelaksanaan
Ruang lingup penyusunan Sistem Gaji mencakup :
1. Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :
o Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.
o Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan
Spesifikasi Jabatan telah dimiliki).
o Penelahaan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the spot).
2. Pembuatan Disain Sistem Penggjian :
o Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.
o Penyusunan Skala Faktor Jabatan.
o Penyusunan Skala Gaji Pokok
3. Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person
(Counter-part).
4. Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar
Belakang Keakhlian.
5. Penghitungan final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
6. Pembuatan Laporan Akhir
7. Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan
bersama-sama Key Person masing-masing Unit Kerja.
4. Manajemen Kinerja (Performance Management).
Merupakan
upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan
aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab
untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai
hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.
5. Perencanaan Karir (Career Planning).
Bertanggung
jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota
organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut
tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi
jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di
mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari
setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau
bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations).
Berfungsi
sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan
dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input
dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation Management.
Berfungsi
untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi
bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak,
atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement
(pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS.
Biasa
dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam
organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk
menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Analisis Perusahaan
Perusahan beras pandan wangi yang kami analisis adalah PT. Hasil Bumi Indonesia
yang dimiliki oleh Tn. Anto Akhmad yang beralamat di Jl. Tanjung Awar-awar,
desa Remen Tuban dan lamongan 65135 Jawa Timur Indonesia. Perusahan tersebut
bergerak dalam nidang agribisnis terutama beras pandan wangi adapun
komoditi-komoditi yang lainya berupa jagung, jahe, kacang tanah, kunyit dan
lain sebahainya.
Sistem informasi SDM yang terdapat didalam perusahaan tersebut sudah cukup
baik, hal tersebut dilihat dari Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and
Hiring) tenaga kerja untuk bekerja diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan
tahapan-tahapan didalam penerimaan tenaga kerja.
d. Persiapan
Kesimpulan:
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis
komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia
sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam
kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari
perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai
dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya,
terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA,
Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan
Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor
Lingkungan.
Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources
Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan
Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir,
Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and
HRIS.